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Mettre en place des outils de suivi
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'''ACTION N°5 : METTRE EN PLACE DES OUTILS DE SUIVI''' ''Véritable élément d’aide à la décision et de valorisation de l’espace, le suivi des activités, des publics et de leurs besoins est souvent inexistant, simplement manuel ou encore réalisé par le biais d’outils peu adaptés.'' Le suivi des activités et des publics au jour le jour pose un vrai problème de temps et de moyens, surtout quand l’animateur est tout seul. Souvent fait manuellement ou pas du tout, c’est au détriment d’un meilleur suivi et aussi de données qui pourront servir pour la réalisation du bilan annuel, pour valoriser l’espace ou encore pour organiser des partenariats. En effet, ces données sont de véritables éléments d’aide à la décision, pour le montage d’un partenariat ou le développement de nouveaux projets pour l’espace. L’utilisation d’un outil bien conçu peut faciliter le travail et permettre une sortie rapide, et à tout moment, de données utilisables en différentes occasions. Aujourd’hui, il existe plusieurs outils qui ont été développés dans des espaces ou pour des réseaux d’espaces, en libre ou non. Ces outils s’appuient sur l’expérience de ces lieux et tiennent compte des contraintes propres à l’espace. Certains sont simples et se contentent de quelques données, d’autres vont plus loin dans les informations enregistrées et donc dans les possibilités d’analyse mais peuvent parfois être plus lourds pour un « petit » EPN. Ils sont donc à choisir en fonction des besoins propres à l’espace. Quelques questions à se poser avant de choisir un outil : Quels sont mes besoins ? * Suivi et statistiques pour les activités, * Suivi des usages, * Suivi et statistiques des publics – âge, catégories socio-prof, lieu de résidence, gestion, ..), * Gestion et réservation des postes - en fonction du nombre de postes et des spécificités éventuelles de certains d’entre eux –, * Gestion des adhésions et gestion comptable, * Etc. Quel temps disponible journalièrement pour renseigner l’outil ? Est-il pertinent d’utiliser un outil qui soit renseigné en partie ou en totalité par les usagers eux-mêmes ? Il existe beaucoup d’outils développés au sein d’espaces … et pour cela il faudrait consulter ces espaces via la liste espaces-publiques-multimedia@yahoogroupes.fr, par exemple, ou d’autres lieux ressources. Mais quelque soient ces outils, l’objectif est bien de pouvoir sortir des statistiques ou autres données pour mesurer les évolutions dans le temps, de mettre en évidence les différents publics et les mouvements de ces publics proportionnellement, les changements dans les activités, les demandes les plus courantes et les activités qui sont moins demandées,… enfin toute information qui seront utiles pour réaliser le bilan annuel (action N°6) et mettre en perspective les activités et les projets de l’espace. A titre indicatif, nous citerons deux outils libres connus… * Cybermin : http://cybermin.free.fr/ ou http://www.cybermin.org/ * EPNAdmin : http://epnadmin.net/ ou http://epnadmin.net/IMG/zip/epnadmin_plaquette.zip Posté le 25 janvier 2007 par [[ARTESI Ile-de-France]]
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